Si hay algo que he aprendido a lo largo de los años es que la documentación en una empresa no es un tema que debieras ignorar. Lo digo por experiencia propia y por lo que he visto en otros negocios. Un simple error en los papeles puede acabar costando miles de euros, problemas legales o incluso que te cierren la empresa.
Aquí quiero hablarte de los errores más garrafales que puedes cometer con la documentación de tu empresa. Créeme, si te evitas estos problemas, te vas a ahorrar muchos dolores de cabeza.
Necesitas: o bien un asesor que te lleve los papeles… o un gestor de documentos para tu empresa
Si los papeles te traen de cabeza, necesitas sí o sí una solución: o bien un buen asesor que se encargue de todo o un gestor documental que te ayude a organizarte.
Sabemos que lidiar con facturas, contratos, impuestos y todo el papeleo administrativo puede ser un auténtico dolor de cabeza. Y, seamos sinceros, nadie quiere perder tiempo en eso cuando hay tantas otras cosas importantes en el negocio. Ahí es donde entran en juego dos opciones: un asesor especializado o un software de gestión documental.
Un buen asesor te quitará un peso de encima. Se encargará de que todo esté en orden, de que no se te pase ningún plazo y de que cumplas con todas las normativas sin estrés. En otras palabras, te dará tranquilidad.
Por otro lado, Mod, expertos en gestión documental en Madrid, nos hacen saber que un gestor documental digitaliza y organiza toda tu documentación para que la tengas siempre a mano, sin montañas de papeles ni archivos imposibles de encontrar. Esto es completamente ideal si quieres más autonomía en tu empresa y orden en tu negocio.
Sea cual sea la opción que elijas al final, lo más importante es que no dejes que la burocracia te frene. Contar con las herramientas adecuadas puede ahorrarte tiempo, dinero y muchos dolores de cabeza.
¡No lo subestimes!
¿Qué puede ocurrir?
No tener contratos bien redactados con los trabajadores
Uno de los errores más comunes es no hacer contratos claros y completos para los empleados.
Puede parecer algo simple, pero si el contrato no detalla bien las condiciones de trabajo, las funciones o los beneficios, en caso de conflicto, el trabajador podría salir beneficiado y tú, como empresario, podrías perder mucho dinero en juicios o indemnizaciones.
He visto casos en los que un contrato mal hecho ha permitido que un trabajador reclame derechos que no tenía o exija compensaciones que el empresario no preveía. Además, si no registras bien los contratos en la Seguridad Social o los haces con errores, podrías enfrentarte a sanciones muy serias.
No registrar correctamente las facturas
Si no llevas un control adecuado de las facturas de ingresos y gastos, te metes en un lío asegurado. Sin facturas bien registradas, puedes tener problemas con Hacienda, con tus proveedores y hasta con tus propios empleados si no queda claro el flujo de dinero.
Por ejemplo, si un proveedor te reclama un pago que ya hiciste, pero no tienes la factura bien archivada, te costará demostrar que ya abonaste esa cantidad. Y ni hablemos de la pesadilla que puede suponer una inspección fiscal si tu contabilidad no está al día.
No llevar un buen control de los pagos a la Seguridad Social
Este error lo cometen muchos emprendedores novatos: pagan a los empleados, pero se olvidan de ingresar las cuotas de la Seguridad Social o lo hacen con errores. Las consecuencias son terribles. No solo tendrás multas, sino que puedes enfrentarte a recargos y problemas legales si Hacienda detecta irregularidades.
Además, un descuido en este sentido puede generar problemas para los empleados, que pueden encontrarse con que su cotización no es la correcta y tener dificultades en el futuro para cobrar una prestación o jubilarse.
No actualizar los datos de la empresa en Hacienda y Seguridad Social
Cada vez que cambias algo en tu empresa (nuevo domicilio, cambio de socios, modificación de actividad, etc.), debes comunicarlo a las autoridades correspondientes. Si no lo haces, podrías enfrentarte a sanciones y problemas administrativos graves.
Por ejemplo, si cambias de local y no lo notificas a Hacienda, podrían seguir enviando notificaciones a la dirección antigua. ¿Y qué pasa si es una notificación importante? Que podrías no enterarte de multas o requerimientos y terminar con problemas legales sin haber recibido ni una sola carta.
No tener al día los contratos con proveedores y acreedores
A veces, por confianza o por las prisas, se hacen acuerdos verbales con proveedores o acreedores. Pero cuando hay dinero de por medio, confiar en la palabra de alguien no es suficiente. Si no tienes por escrito las condiciones de pago, los plazos y las responsabilidades de cada parte, en caso de problemas no podrás reclamar nada.
He conocido casos en los que un proveedor cambió las condiciones de pago de la noche a la mañana y, sin un contrato firmado, la empresa se quedó sin manera de defenderse. Tener todo por escrito es una forma de evitar disputas innecesarias.
No llevar un buen control de los impuestos
Uno de los errores más peligrosos es no llevar un control claro de los impuestos. No presentar declaraciones a tiempo o hacerlo con errores puede acarrear sanciones, intereses de demora y revisiones fiscales que pueden acabar en inspecciones.
Hacienda no perdona, y si hay algo que falta o está mal declarado, tarde o temprano lo descubrirán.
Lo mejor es tener siempre un buen asesor fiscal que te ayude a mantener todo en orden y evitar sorpresas desagradables.
No guardar documentación importante
Muchas veces, por descuido o por falta de espacio, se tiran documentos que pueden ser fundamentales en el futuro. Contratos, facturas, nóminas, justificantes de pago… Todo esto debe guardarse durante el tiempo que marca la ley, porque puede hacer falta en cualquier momento.
Si Hacienda te hace una revisión y te pide documentos de hace cinco años, más vale que los tengas bien archivados. De lo contrario, podrías enfrentarte a problemas graves.
No tener copia de seguridad de la documentación digital
Hoy en día, mucha documentación se gestiona en formato digital, lo cual es muy práctico. Pero si no tienes copias de seguridad bien organizadas, un fallo en el ordenador o un ataque informático puede hacerte perder información clave.
Imagina perder toda la contabilidad del último año por culpa de un virus o un fallo en el sistema. Para evitarlo, es imprescindible hacer copias de seguridad periódicas y almacenarlas en lugares seguros.
No revisar los contratos de alquiler o propiedad
Si tu empresa opera en un local alquilado o tienes propiedades a nombre de la empresa, es fundamental revisar bien los contratos. A veces, hay cláusulas que pueden perjudicarte a largo plazo o condiciones que no habías tenido en cuenta.
Conozco un caso en el que un empresario no leyó bien las condiciones de su contrato de alquiler y, cuando quiso renegociar, se encontró con una subida de precio desorbitada que no pudo evitar porque lo había firmado sin revisarlo.
No tener un protocolo para la gestión de documentación
Si en tu empresa cada uno maneja la documentación como le parece, tarde o temprano habrá problemas. Es clave establecer un protocolo claro sobre quién se encarga de qué, dónde se guarda cada documento y cómo se gestiona la información.
No tener un sistema organizado puede hacer que se pierdan documentos clave o que la información esté dispersa y difícil de encontrar cuando realmente se necesita.
No comprobar la normativa vigente
Las leyes y normativas cambian constantemente, y lo que ayer era válido, hoy puede no serlo. No estar al día con la normativa fiscal, laboral o mercantil puede hacer que tu empresa incurra en irregularidades sin darse cuenta, lo que puede derivar en multas o sanciones graves.
No verificar los datos antes de enviar documentos oficiales
Errores en cifras, nombres o fechas pueden parecer detalles menores, pero cuando hablamos de documentación oficial, pueden convertirse en problemas enormes. Un simple fallo en un número de cuenta o en un CIF puede hacer que un trámite se retrase o incluso que una factura no sea válida.
Como ves, tener los documentos al día no es una opción: es una obligación
Pero, por supuesto, la decisión final SIEMPRE la vas a tener tú.
La documentación de una empresa no es algo que se pueda tomar a la ligera, tenlo en cuenta. Cualquier error, por pequeño que parezca, puede acabar generando problemas graves. Desde sanciones económicas hasta conflictos legales, pasando por problemas con empleados y proveedores, una mala gestión de los documentos puede hacer que todo el esfuerzo de años se venga abajo.
Si quieres evitar sustos, lo mejor es tomarte en serio la documentación de tu empresa. Asegúrate de que todo está bien archivado, que los contratos son claros y que cumples con todas las obligaciones fiscales y legales.
Créeme, a la larga, esto te ahorrará muchos problemas y te permitirá centrarte en hacer crecer tu negocio sin preocupaciones innecesarias.
