Las empresas españolas apuestan por la digitalización y utilizan la gestión electrónica de documentos, ya que quieren disfrutar de todos sus beneficios. Tanto las grandes organizaciones como las pequeñas quieren que sus empleados conozcan la gestión electrónica, para ofrecer un buen servicio y demostrar que se adaptan a las nuevas tecnologías. Algunos clientes evitan las empresas que utilizan archivos físicos, ya que consideran que son obsoletas y no ofrecen una buena organización. Cada vez más empresas utilizan las nuevas tecnologías para transmitir confianza, aumentar la productividad y mejorar la rentabilidad del negocio.
Los empleados evitan las carpetas físicas o las versiones de documentos repartidas entre correos, porque las tareas manuales provocan una mala organización y pérdidas de informes. Todo esto genera estrés y nerviosismo entre los trabajadores y la dirección. No es aconsejable que las oficinas acumulen documentos en cada escritorio de ordenador o facturas mezcladas con contratos, porque es importante el orden y transmitir tranquilidad.
Por ejemplo, si el cliente visita a su gestor y descubre que este experto no sabe dónde están sus facturas o ha perdido documentación importante, lo mas probable es que abandone el despacho y evite sus servicios. Pero la gestión documental pone orden en todo esto y los empleados pueden dejar de usar las carpetas físicas y los documentos en papel. Gracias a la digitalización la información esté localizable, segura y bajo control. Las empresas han descubierto que con este avance tecnológico no es necesario depender de personas concretas o de carpetas físicas.
La digitalización no se trata de una tendencia empresarial, sino que se ha convertido en un elemento clave para la productividad y eficiencia. En un mercado cada vez más competitivo, las empresas deben utilizar los mejores recursos y sistemas de gestión para ser eficientes y destacar. En este post vamos a explicar de forma sencilla qué es la gestión documental y cómo puedes implantarla paso a paso en tu empresa.
¿Qué es gestión documental
La gestión documental no se trata solo de archivar PDFs, sino que te ayuda a gestionar los contratos, informes y facturas de forma centralizada. La gestión documental es el conjunto de procesos y herramientas que utilizas para guardar los documentos de forma ordenada, ya que puedes clasificarlos. Este sistema te permite recuperarlos de forma rápida cuando los necesitas, por lo que no será necesario buscar los documentos en los cajones.
Incluso, asegurar su conservación, ya que algunas leyes obligan a las empresas a conservar los documentos e informes. Pero con el sistema manual es más complicado, porque los archivos físicos se suelen perder o romper. Un sistema de gestión documental (DMS) es el software que te ayuda a guardar los documentos por categorías, encontrarlos con facilidad, conservar los informes, enviar la documentación de forma remota, etc. Con la gestión documental, puedes trabajar de forma ordenada y evitar carpetas, correos, memorias USB o discos duros.
Ventajas de que las empresas utilicen la digitalización
Si las empresas utilizan la digitalización pueden disfrutar de múltiples beneficios, que son necesarios para que sean más productivas y eficientes. A continuación, te explicamos las ventajas de que las empresas de nuestro país opten por un sistema de gestión documental.
Transformación digital
Con la tecnología, las empresas dejan de utilizar las carpetas físicas y apuestan por la gestión electrónica. Gracias a la transformación digital, el negocio puede ser más eficiente, productivo y rentable. Planes como el Kit Digital financian a las empresas a abandonar el sistema manual y utilizar la gestión electrónica.
Mejora la productividad del negocio
La digitalización de documentos y procesos reduce tiempos de búsqueda y errores, mejorando la productividad del negocio.
Menos costes
Estudios recientes han descubierto que las empresas que optan por la gestión documental son más rentables, porque este sistema reduce costes operativos. Esto se debe a que ya no es necesario comprar carpetas, archivadores, bolígrafos, discos duros, etc.
Menos estrés
Con la digitalización estarás menos estresado porque dejas de perder horas buscando “ese documento que estaba en alguna carpeta”. Además, cualquier empleado autorizado puede encontrar los informes y documentos de forma rápida y fácil.
Cumplimiento de RGPD y LOPDGDD
La gestión documental facilita el cumplimiento de RGPD y LOPDGDD en lo relativo a conservación y acceso de la documentación con datos personales. Puedes acceder a la información con más rapidez ante inspecciones o auditorías (tributarias, laborales, de protección de datos, etc.). Para conservar la documentación y preservar los datos, puedes realizar copias de seguridad periódicas. Esto te permite conservar los documentos aunque el ordenador sufra algún fallo técnico. Pero antes con el sistema manual no podías preservar los contratos y facturas ante posibles fallos técnicos. Algunas empresas han perdido documentos que necesitaban los inspectores y han tenido que pagar sanciones económicas.
Organización
El sistema de gestión documental te permite tener los documentos organizados y actualizados, por lo que es más fácil analizar contratos y condiciones con proveedores.
Ahorra espacio
Con la digitalización puedes ahorrar costes, pero también espacio físico, porque no necesitas muebles de almacenamiento. Hace unos años podías encontrar despachos abarrotados de muebles con distintas carpetas para almacenar toda la documentación del negocio. Esto podía generar desorden y empeorar el rendimiento laboral. Además, si el despacho es pequeño y hay muchos muebles y carpetas, pueden empequeñecer el espacio.
Localizar facturas electrónicas
Las empresas deben dejar el pdf para hacer las facturas de ingresos y gastos, y optar por la facturación electrónica. Un buen sistema documental hará mucho más sencillo archivar y localizar facturas electrónicas, por lo que no será necesario buscarlas en los archivadores físicos. Este sistema también te permite vincularlas con contratos, albaranes y pedidos. Con la facturación electrónica puedes mantener un histórico ordenado y trazable, mejorando la productividad del negocio. Desde el diario Computer hoy explican que «la idea de este cambio radica en que, según explican, la factura electrónica ofrece bastantes beneficios, como una mayor seguridad y trazabilidad».
¿Qué debería tener un buen sistema de gestión documental?
Los especialistas en soluciones documentales para empresas Everygit nos explican que si quieres elegir un buen sistema de gestión documental para tu negocio, hay varios elementos clave que conviene exigir:
– OCR avanzado: es importante que el sistema de gestión documental permita escanear y convertir documentos en texto, para poder buscarlos por contenido y no solo por nombre de archivo.
–Búsqueda por etiquetas: lo ideal es que el sistema ofrezca una buscando por texto completo, por campos (fecha, proveedor, NIF, número de factura…), por etiquetas o combinación de criterios.
–Control de accesos: el sistema de gestión documental debe ofrecer permisos, trazas de auditoría, cifrado de la información y copias de seguridad.
–Definir procesos: la posibilidad de definir procesos para validaciones, revisiones, aprobaciones, alertas por vencimientos, etc.
–Integrar distintas herramientas: el sistema debe ingresarte con ERP, contabilidad, CRM, firma electrónica, etc. Esta función evitar duplicar trabajo.
Pasos para implantar la gestión documental en tu empresa
Si quieres integrar la gestión documental en tu empresa para disfrutar de los beneficios anteriores, debes seguir las siguientes recomendaciones.
Valorar la situación de tu negocio
Antes de integrar el sistema de gestión, es importante analizar la situación de tu empresa y saber si guardas los documentos en carpetas físicas, nube, escritorio o correo. También debes analizar qué tipos de documentos son críticos, es decir, las facturas, contratos, nóminas o expedientes.
Elige una estructura sencilla
Es mejor empezar con una estructura sencilla, por lo que puedes usar algunas etiquetas básicas: clientes, proyectos, estado, etc. Lo ideal es empezar con esta estructura y no empezar con algo muy complejo.
Revisa las funciones
Antes de elegir un sistema de gestión documental, fíjate en la facilidad de uso, porque si es demasiado complejo, los empleados pueden evitar el sistema. Lo ideal es que sea fácil de usar y aporte opciones de digitalización y OCR. También debes valorar los permisos, integraciones y cumplimiento normativo. Se recomienda que el sistema aporte una gestión documental centralizada, con carpetas, etiquetas y búsquedas avanzadas.
Empieza por un área
Lo mejor es empezar por un área o proceso, por ejemplo por las facturas o los contratos con clientes y proveedores. Primero, integra y prueba el sistema, y cuando esté funcionando bien, extiéndelo a otras áreas.
Cursos formativos para el equipo
Antes de utilizar el sistema de gestión, lo ideal es formar al equipo y explicar los beneficios que ofrece el sistema. Te aconsejamos que ofrezcas cursos formativos y guías simples, para que tus trabajadores conozcan el funcionamiento de este sistema y comprendan que la gestión documental mejora la productividad. Pero para acertar con la elección y conseguir los mejores resultados, debes ajustar el sistema a las características del negocio.
La digitalización te permite gestionar tu información de forma fácil, por lo que es totalmente necesaria para tu negocio. El sistema de gestión puede automatizar flujos, para la validación de facturas y archivo de contratos. Si no quieres quedarte atrás y destacar en el sector empresarial, debes elegir un buen sistema de gestión documental. Es normal que al principio tengas dudas, pero debes contactar con los expertos en este sector para que te expliquen con más detalle los beneficios que vas a conseguir con el sistema de gestión documental.
