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¿Cómo controlar a tus empleados que trabajan fuera de la empresa?

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Hoy en día es común que las empresas tengan trabajadores dentro de su plantilla que no trabajen directamente dentro de la empresa sino que por ejemplo realicen actividades que impliquen una movilidad constante o que trabajen a remoto desde sus hogares. Esto sobre todo se ha intensificado desde la época de la pandemia por la aparición del COVID que llevó a que muchas empresas  implantaran el trabajo desde casa y que aún se siga usando.

En estos casos, los empleadores igual necesitan tener un control sobre la jornada laboral de estos empleados, al igual que lo tienen con aquellos que trabajan de forma personal en la oficina, solo que conlleva un cierto grado de complejidad al haber distancia de por medio.

Y es que el trabajador bien podría estar haciendo las tareas del hogar, viendo la televisión o hablando por teléfono en vez de estar cumpliendo con sus tareas, estar visitando a los clientes o encargarse de los pedidos y no tenemos como saberlo ya que no estamos ahí para verlo.

La intención de querer controlar la jornada del trabajador no es un mero gusto por el chisme, responde a un asunto de rendimiento. Las empresas pierden miles de euros al día en trabajadores que no están cumpliendo con su trabajo y no están ayudando en lo absoluto a la productividad, sino más bien impidiéndola.

Por el contrario, si controlamos a nuestro personal móvil supone un ahorro de costes de más del 40%, un importante aumento de la satisfacción del cliente y una reducción de los tiempos muertos que supera el 60%.

Así, las empresas se están dando a la tarea de rediseñar la forma en la que controlan a sus empleados para adaptarse a este modelo de trabajo móvil que ahora se está implantado en más del 61% de todas las industrias. Si quieres saber como hacerlo tu también sigue leyendo que hemos consultado a las expertos en el registro de la jornada laboral de Timent y nos contaron todo lo que necesitas saber sobre el tema.

Control vs. Productividad y libertad de acción

Lo primero que debes tener en cuenta es que los trabajadores a remoto tendrán un ritmo de trabajo diferente al de tu trabajador en la oficina. Mientras que tus trabajadores presenciales deben cumplir con el horario de trabajo establecido dentro de un día laboral a cabalidad, tus empleados a remoto podrán (a menos que en el contrato se indique lo contrario) organizar su propio horario.

Esto no quiere decir que no va a trabajar el día entero si así no quiere, esto quiere decir que por ejemplo, bien tu empleado podría decidir comenzar a visitar a los clientes muy temprano por la mañana para haber terminado para el comienzo de la tarde y tenerla toda libre, así como que alguno comience a trabajar desde las 11 de la mañana desde la playa, todo esto siempre que cumplan con sus plazos de entrega, con las reuniones previstas y con los objetivos establecidos.

Es decir, no se medirán los tiempos invertidos, ni desde donde los invierte, sino los resultados alcanzados.

¿Cómo controlar a los empleados remoto?

Igualmente sabemos que hay algunos empleados muy complidos que si llenarán las expectativas y algunos que se aprovecharan del teletrabajo para estar en lo suyo, en este último caso lo que se puede hacer para controlar que tu empleado trabaje es:

  • Establecer unos horarios para comunicarse con el resto del equipo. Si el empleado tiene que mantenerse en contacto con otros miembros del equipo o tener reuniones con clientes, debes establecer horarios para ello de forma que el trabajador deba cumplir con su presencia para tales fines y estar preparado para el rendimiento de cuentas en ambas situaciones.
  • Facilita canales de comunicación. Ligado al punto anterior, Timent te recomienda aprender a valerte de la tecnología y las miles de aplicaciones que existen hoy en día para mantener una comunicación constante y abierta con tus trabajadores a remoto. Por ejemplo, tienes el correo electrónico, las videoconferencias y otros canales de mensajería instantánea adaptados al ambiente laboral, que además de mantenerlos comunicados, les bridarán cientos de funcionalidades para optimizar la organización del trabajo y la presentación de resultados.
  • Medición de la calidad del trabajo,no sólo del volumen realizado. Aquí debes medir si entrega los resultados dentro de los plazos, si cumple con los objetivos, y más que nada, la calidad el trabajo que te está entregando. ¿Sientes que está cometiendo muchos errores y que está bajando la calidad de su rendimiento para salir más rápido del trabajo y tener más tiempo libre? Hay que hacer entonces un llamado de atención.
  • Más reportes de progresos del trabajo. Ya que de esta forma es que podemos ver en qué áreas se ha trabajado, qué resultados se han tenido y que tanto ha avanzado.
  • Monitorización de su actividad. Hay aplicaciones y programas que nos permitirán saber cuanto tiempo ha estado conectado a los programas que necesita para realizar su trabajo, desde donde lo está haciendo, los recorridos que realiza, su área de acción y otros que nos permitirá saber lo importante: si está realizando o no sus funciones.
  • Crea una relación de confianza. Al igual que el amor a distancia, el trabajado a distancia debe estar basado en la confianza mutua. Debes aprender a confiar en tus trabajadores a remoto, por que los elegiste, sus capacidades, su responsabilidad, compromiso y el tiempo que llevan en la empresa demostrándote su valía, ya que esto será lo que mantendrá un ambiente de trabajo de paz y armonía, al menos hasta que se demuestre lo contrario. Si es verdad que es fácil caer en desesperarse al pensar ¿Dónde estarán mis trabajadores? ¿Se estarán encargando del proyecto? ¿Habrán visitado al cliente? ¿Estará reparado ese problema técnico?, pero entonces debes pasar a aplicar el uso de la tecnología para tener una garantía de su rendimiento.
  • No caigas en el acoso. No caigas en estarles escribiendo y llamando todo el día al móvil, esto más bien puede entorpecer la realización de sus funciones, su desempeño, crear estrés laboral, y como dijimos anteriormente, tiene que ser una relación de confianza.
  • Crea equipo. Es muy difícil crear una relación cercana y armoniosa con trabajadores que están a remoto ya que se pierde el contacto con la distancia. Igualmente pregunta los lunes que tal estuvo el fin de semana, toma algunos momentos para comentar temas ajenos al trabajo que les sirvan para tener una conversación más personal, relajada y agradable, pregunta por su familia, sus intereses, incluso, invítales a eventos en la oficina o simplemente a tomar u  café para que se vean a la caras.
  • Utiliza herramientas adecuadas. Todo va a transcurrir mucho mejor si te armas con las herramientas adecuadas para monitorizar a tus empleados remotos. Ya te hemos enconado los diferentes canales de comunicación a los que puedes acudir, los programas que te permiten ver cuando tus empleados se conectan a sus programas de trabajo, tienes también aplicaciones de geolocalización y de registro de jornada o tareas laborales, en las que por ejemplo, el empleado deba acceder todos los días o colocar las tareas que realizó durante su jornada, etc.

La legalidad dentro el control del trabajador remoto

En el ámbito laboral, sobre todo el que tiene que ver con el cumplimiento de la jornada laboral, intervienen  muchos elementos legales, todos dentro de una delgada línea que separa el registro de la jornada, del acoso y lo que no es legal.

Aunque la Ley del Teletrabajo en España establece que el empleador puede «adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por la persona trabajadora de sus obligaciones y deberes laborales, incluida la utilización de medios telemáticos», igualmente existen ciertos principios fundamentales básicos contenidos en la Constitución Española como la intimidad y el secreto de las comunicaciones, o también está  el artículo 20.3 del Estatuto de los Empresarios que  dice que «El empresario podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales, guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad humana”.

Igualmente, el experto en derecho digital y nuevas tecnologías, Joaquín Muñoz, explica en una entrevista con Xataka que respecto al uso de las nuevas tecnologías de las que hemos hablado en este artículo: «es necesario el consentimiento expreso del usuario después de que se le haya comunicado todas las características de ese software.»

Así, si el empleado no está de acuerdo con el software que se utilizará o no da su permiso para su descarga en sus dispositivos personales, la empresa nada puede hacer al respecto, donde si tiene total autonomía es cuando se trata de los equipos de la empresa. En otras palabras, los medios de vigilancia que la empresa quiera implantar no podrán implementarse por encima del conocimiento y acuerdo con el empleado.