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Descubre qué necesitas saber para hacer la mudanza de tu oficina cómodamente

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Aunque no lo creas, a lo largo de todo el año muchas empresas llevan a cabo mudanzas para oficinas más grandes o lugares más estratégicos. Sin embargo, lo cierto es que no siempre esto ocurre para mejorar, sino que en muchas ocasiones este tipo de traslados se llevan a cabo de formas obligadas, como ocurre con las empresas que se van de Rusia en plena guerra con Ucrania para poder seguir trabajando con normalidad.

Y es que los conflictos que nos encontramos en el mundo también suponen una de las cuestiones por las que una empresa lleva a cabo una mudanza, si bien, como os decimos, no es la única. Pero si algo tienen en común todas las mudanzas es lo que nos recalcan los amigos de Mudanzas Alicante y es que de hacerlas hay que hacerlas bien, ya que de lo contrario es un suplicio, así como podemos perder mucho tiempo, bienes y dinero. En este sentido, sobre todo si es por una guerra, como es el caso de Rusia, tener una mudanza bien planificada es vital y, para ello, no hay nada mejor que los siguientes consejos que os queremos ofrecer:

  • Planifica tu presupuesto y analiza opciones. Para hacer el presupuesto de una mudanza de oficina, debes de tener en cuenta cuánto tiempo os llevará hacer la mudanza porque durante ese período no seréis productivos al 100% en la compañía. Además, al margen de eso, tendrás que considerar también los costes de la mudanza en sí. En este sentido, una vez sepas el presupuesto que puedes destinar a la mudanza, compara las opciones de que dispones y, en el caso de tratarse de una empresa pequeña, lo cierto es que quizás puedas considerar hacer la mudanza por tu cuenta, aunque no es lo más recomendable. Por la contra, si la empresa es un poco más grande, analiza las ofertas de distintas empresas de mudanza y elige la que mejor se adapte a tus necesidades. No olvides considerar factores como la calidad del embalaje que usan, si cuentan con seguro o no, si tienen servicio guardamuebles para almacenar mobiliario durante la mudanza….
  • Elige la fecha del traslado. Elige la fecha de tu mudanza estratégicamente. Si tu empresa es grande y os va a llevar mucho tiempo mudaros, puedes elegir hacerla durante los meses de menor actividad de tu sector. Por ejemplo, por regla general mudarse durante los meses de verano puede ser una buena opción, aunque tendrás que tener en cuenta las vacaciones de los empleados.
  • Planifica con antelación tu mudanza de oficina. Una de las claves para que la mudanza de la oficina sea eficiente es que cada persona tenga unas instrucciones claras y concisas sobre qué debe hacer, cuándo y cómo. En este sentido, cada empleado de la empresa debería saber cuál es su papel dentro de la mudanza. Por ejemplo, quizás debe encargarse solo de empaquetar sus objetos personales, o también puede ser quien se encargue del traslado de un determinado tipo de documentos. Del mismo modo, si la empresa es muy grande, asignar encargados de coordinar cada departamento puede ayudarte a organizaros mejor.
  • Traslada los equipos informáticos primero. Una de las primeras cosas que debe trasladarse son los equipos o sistemas que necesiten un proceso largo de montaje e instalación. Por ejemplo, ordenadores, impresoras, teléfonos… Es conveniente trasladarlos a la nueva oficina lo antes posible para que el equipo técnico pueda ir adelantando su instalación.
  • Ten un inventario. Hacer un inventario para la mudanza de una oficina puede ser todo un reto, según su tamaño. Pero ayudará a que no se pierda nada durante la mudanza y a encontrar los objetos más rápidamente una vez se esté en la nueva oficina. Por ello, para el inventario, es recomendable que lo organices por departamentos y que cada departamento se encargue de ir recopilando lo que contiene cada caja. Y por supuesto, etiquetad las cajas de acuerdo al inventario para localizarlas después.
  • Avisa a tus clientes y proveedores. No olvides avisar a tus clientes y proveedores del cambio de dirección. Y no olvides también actualizar la dirección en tu web, Google My Business, material de papelería, tarjetas de visita… Y por supuesto, habrá que reciclar las tarjetas de visita con la dirección antigua. Así podrás evitar cualquier posible confusión de dirección con un cliente en el futuro.

Lo más recomendable, cuenta con profesionales para realizar la mudanza

Tenga el tamaño que tenga tu empresa, lo mejor es siempre contar con una empresa de profesionales de las mudanzas para que te ayuden, para que la mudanza sea más efectiva, el embalaje sea más seguro… Así, si tu oficina es pequeña y realmente sois muy pocos, podéis considerar hacer el cambio vosotros mismos, pero lo cierto es que os ahorrareis muchas complicaciones y dolores de cabeza contratando los servicios de una empresa especializada en mudanzas y es que ellos trabajan en este sector cada día y saben mejor que nadie que se debe hacer para que todo fluya y pase más rápido de lo que nosotros mismos creemos y, con ello, se acabe el suplicio de la mudanza.