Entre pisos y contratos: Manual sobre como alquilar tu primera oficina

Entre pisos y contratos: Manual sobre como alquilar tu primera oficina

La tendencia en los últimos años nos indica que cada vez más personas apuestan por el alquiler en vez de la compra. En un mercado en auge, sobre todo en las grandes ciudades, y con una demanda que se ha incrementado de forma exponencial, los problemas derivados del alquiler de viviendas están a la orden del día.

Por otro lado, el ‘boom’ en el precio de los alquileres ha hecho que a muchos les suponga un verdadero quebradero de cabeza encontrar un alquiler que cumpla con todos sus deseos. Incluso, para aquellos afortunados que encuentran la casa ideal, las dificultades también pueden surgir a posteriori.

Sin embargo, los conflictos entre propietario e inquilino o las dudas a la hora de gestionar el mantenimiento de la vivienda, por ejemplo, se podrían evitar teniendo claros algunos conceptos desde mucho antes de ponernos a buscar alquiler, estando bien informados y teniendo en cuenta los errores más típicos a la hora de alquilar.

Es por ello, que la agencia Real Estate Prime Properties, expertos en alquiler de oficinas y locales, nos aconsejan sobre los aspectos más importantes a tomar en cuenta a la hora de alquilar una oficina.

Antes de decidirte por tu oficina:

  1. ¿Realmente necesitamos una oficina?

Antiguamente, las empresas necesitaban sus oficinas para sobrevivir. Hoy en día, muchos empresarios pueden trabajar desde casa o puestos de coworking. Si tu empresa puede operar desde alguno de estos dos espacios podrías ahorrarte mucho tiempo y dinero.

  1. Elige la localización más cercana para el equipo

Si es esencial que su empresa tenga una oficina debe elegir un lugar cómodo para su equipo para que puedan llegar de forma cómoda todos los días a trabajar. Si todavía no ha conformado el equipo debe elegir un sitio donde pueda encontrar trabajadores.

  1. Asegúrate de que es un lugar accesible

Siempre debe pensar en los clientes a la hora de elegir la localización. Debe buscar lugares cercanos a autopistas, que tenga facilidad para llegar desde transporte público y que sea fácil de encontrar.

  1. Certifica que se adapta a los requerimientos del negocio.

Cada negocio tiene sus propias necesidades y, se quiera o no, las oficinas también se deben adaptar a estas. Espacio, distribución, elementos, etc son detalles que se prestan a valoración a la hora de alquilar una oficina. Hay negocios que requieren extras, como un servicio de mantenimiento, que ya estén equipadas o cualquier otra cosa.

  1. Revisa al detalle el estado del piso

El día que vamos a visitar nuestra futura oficina, hay varios elementos que debemos revisar concienzudamente para no llevarnos una mala sorpresa una vez ya estemos instalados. En primer lugar, debes comprobar que las cerraduras estén en perfecto estado, así como que las puertas y ventanas funcionen correctamente. A continuación, revisa que las paredes no tengan humedades, grietas u otras imperfecciones. Haz lo mismo con los suelos, el baño y todo el mobiliario.

6. Elige la distribución del espacio

¿Quieres un espacio abierto u oficinas más individuales? Cada jefe y cada empleado tienen sus preferencias… por lo que se debe escoger la distribución y encontrar un espacio que se adapte de la mejor forma a la misma.

   7. Procura tener un espacio de reuniones

Aparte de las mesas y los espacios de trabajo hay que pensar en otras salas funcionales que le puedan venir bien a los empleados. ¿Necesita una sala de reuniones o una de conferencias? Hay que tenerlo en cuenta.

8. Averigua que se puede personalizar

Seguramente quieras hacer tu primera oficina tuya. Pero muchos dueños pueden poner pegas si quiere tirar un muro que vaya a cambiar la distribución o estética de su espacio. Por eso discute esta posibilidad con el arrendador antes de tomar tu decisión.

      9. Deja un poco de espacio para crecer

Debe haber un poco de espacio para cubrir posibles expansiones, si se sabe que en el periodo de alquiler va a haber un crecimiento se debe tener espacio para cubrir dichas incorporaciones.

    10. Considera el espacio para aparcar

El parking es un factor importante a la hora de alquilar un espacio. Se debe asegurar de que hay suficiente espacio de aparcamiento para todo tu equipo y que esté cercano a las inmediaciones del inmueble.

            11. Evalúa el precio.

Teniendo en cuenta que suele haber siempre un presupuesto limitado, el precio de la oficina es un aspecto a tener en cuenta. Hay que conseguir un perfecto equilibrio entre la oficina que se necesita, la que se quiere, al precio adecuado dentro de presupuesto del que se dispone y siendo esta la mejor opción. Para ello, como podemos ver, no hay que quedarse solo con el precio, pero es un elemento a tener en cuenta.

         12. Ten en cuenta costes que puedan surgir

Hay muchos costes que conlleva alquilar una oficina. El propio alquiler es uno de esos costes en la mayoría de los casos. Todos los costes extra pueden sumar si no estaban incluidos en el presupuesto inicial. Hay que saber exactamente qué cosas incluye el contrato.

A la hora de firmar el contrato:

  1. Revisa bien el contrato de arrendamiento

Lo primero de todo es redactar y revisar un contrato escrito. No es legalmente válido llegar a acuerdos verbales con el propietario o la agencia si estos no quedan reflejados en un documento.

Una vez tengas el contrato en mano, asegúrate que aparezcan los siguientes aspectos detallados:

  • Qué se arrenda, especificando los anexos (si alquilamos adicionalmente o no un trastero, una plaza de garaje, etcétera) y añadiendo un inventario del mobiliario.
  • Por cuánto tiempo, con la duración del contrato, la posibilidad de renovación o prórroga y la duración mínima.
  • Cuánto cuesta, el precio del alquiler, los gastos que incluye y cómo se realiza la actualización de la renta.
  • Cómo se paga, es decir, el método de pago y qué medidas se tomarían ante la falta del mismo.
  • Cuáles son las condiciones de uso, si podemos o no hacer modificaciones en la vivienda como obras, cambios de decoración, pintura, etcétera.
  • Cuáles son las posibles causas de resolución del contrato, incumplimientos, situaciones sobrevenidas, …etc., y cómo actuar en esos casos siempre es recomendable. También debe indicar a qué tribunales o corte de arbitraje se acogen las partes en caso de conflicto.
  1. No aceptes fianzas ni comisiones excesivas

Por norma general, la fianza no debería superar la cantidad equivalente a tres meses del alquiler: esto es, el mes legal de fianza fijado en la Ley de Arrendamientos Urbanos (LAU), más el coste extra que haya decidido el propietario añadir a la fianza, a modo de garantía adicional. La LAU también señala que ésta se ha de depositar en metálico y debe devolverse al finalizar el contrato.

Capítulo aparte necesitan las comisiones de agencia que se suelen incluir en los anuncios en los principales portales de alquiler. Aunque la lógica nos dicta que debe ser el propietario quien pague las comisiones de agencia, lo cierto es que, en muchas ocasiones, es un cargo que se le atribuye al inquilino incorporándolo como parte de la fianza.

Actualmente, no existe ninguna ley que defina quién debe asumir dicha comisión y esto cambia de una ciudad a otra. En Madrid y Barcelona, por ejemplo, es habitual que el inquilino se haga cargo de la comisión de agencia y, en cambio, en La Rioja y Vigo corresponde al propietario.

  1. Define los gastos que le corresponden a cada parte
  • Gastos repercutidos al arrendatario. Es habitual que el inquilino corra con los gastos comunes correspondientes al edificio o inmueble donde se sitúa el local u oficina (comunidad, limpieza, vigilancia, mantenimiento…etc.). Se calculan en base al porcentaje de superficie de la oficina o local sobre el total del inmueble y se pagan mensualmente. Se puede pactar una regularización a final de año en base a los costes reales, en cuyo caso se aconseja establecer un límite máximo a cargo del arrendatario en relación a esos gastos.
  • Gastos repercutidos al arrendador. Es interesante incluir una mención indicando que el IBI (Impuesto sobre Bienes Inmuebles), los gastos extraordinarios de comunidad, así como determinados gastos extraordinarios de reparaciones… etc. son por cuenta del arrendador.
  • La actualización de la renta. Para el inquilino lo más recomendable es pactar una actualización anual en base al IPC durante la duración del contrato.

       4.      Considere el tiempo que quiere tener el espacio alquilado

El tiempo de alquiler del espacio es un factor importante a la hora de alquilar. Para su primera oficina puede no querer meterse en un alquiler de un largo periodo de tiempo, esto en caso que las cosas fuesen mal y el pago de la oficina se terminase convirtiendo en un problema.

Pactar una duración razonable nos dará estabilidad en cuanto al precio -si hemos pactado actualizaciones en base al IPC-. Además que lo más recomendable sería acordar que el contrato se pueda rescindir por el inquilino en cualquier momento, estableciendo un periodo de preaviso y sin que sea exigible una indemnización por tal motivo.

       5. Aclara quién es el responsable de las reparaciones

Las reparaciones de una oficina pueden constituir gran parte del gasto. Si el dueño se va a hacer responsable de las reparaciones debe de tener el compromiso de hacerlo de forma rápida. Si en cambio te encargarás tú, debes tener un margen en tu presupuesto para cubrir las contingencias.

 

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