Los tiempos van cambiando y las empresas se van volviendo cada vez más complejas y es que hace no muchos años no necesitábamos más que una idea y unos pocos permisos para abrir un negocio, sin embargo, en la actualidad, los trámites que tenemos que llevar a cabo son cada vez más complejos. Esto se traduce en que muchos empresarios tienen que recurrir a los servicios de asesores, de terceras personas que les ayuden a poder gestionar todo el papeleo que han de tramitar, así como hacerlo de la forma correcta con el único fin de evitarse problemas futuros con el fisco.
Sin embargo, más allá de eso, lo cierto es que las empresas generan cada vez más documentación por lo que tras unos años en funcionamiento el volumen de documentos es tan elevado que se hace necesario poder contar con una herramienta que ayude a gestionarlos de forma correcta. Es por ello por lo que la gestión documental está cada vez más presente en las empresas que nos rodean y es que esta es la única manera de poder hacer algo de forma correcta.
Sin embargo, para poder avanzar en este concepto debemos de definirlo y cuando hablamos de gestión documental nos referimos a la acción que consiste en la captura, almacenamiento y recuperación de documentos. Cualquier organización ya captura, almacena y recupera documentos todos los días. Los documentos llegan a la empresa en forma de papel y también en formato electrónico. Una factura que viene por correo ordinario es obviamente un documento en papel que se puede leer y contabilizar. Sin embargo, esa factura probablemente comenzó con un pedido de la empresa. Ese pedido podría ser un registro electrónico y eso significa que tenemos dos documentos relacionados que deben mantenerse referenciados, y que, sin embargo, son muy diferentes en la forma en que se almacenan. A este mismo ejemplo que os mencionamos se le podría agregar una nota de entrega, un documento de aceptación o incluso un contrato. Una vez más, estos otros documentos podrían estar en diferentes formatos o diferentes sistemas. Pero aún más, podrían estar en diferentes departamentos. Un contrato puede almacenarse en un archivador en el departamento legal. La nota de entrega podría estar en un almacén. La aceptación podría estar en el departamento que finalmente recibió el pedido. Tenemos diferentes grupos de personas que pueden estar en diferentes ubicaciones físicas y que todos están relacionados de alguna forma con la factura. Es por ello por lo que sin una gestión documental profesional, la gestión de toda esta documentación resulta complicada.
Ahora que ya conocemos un poco mejor que es la gestión documental vamos a ver algunas de las ventajas que este tipo de sistemas tienen y que, entre todas, destacan:
- Digitalización de los documentos, con su ahorro de costes ya que no está el papel (imprimir, fotocopiar, archivar, etc.).
- Repositorio centralizado para todos los documentos, evitando el menor riesgo de documentos mal archivados.
- Evitar la pérdida de documentos, debido a que están almacenados en la gestión documental.
- Eficacia y eficiencia de los procesos, puesto que la documentación electrónica facilita su búsqueda y accesibilidad, evita duplicidades, retrasos, etc.
- Optimización del tiempo, deja de perder tiempo buscando documentos
- Control de Seguridad asignando perfiles a los usuarios, donde evitamos que información vital y sensible sea consultada por personas equivocadas.
- Trabajo colaborativo donde diferentes departamentos pueden trabajar al mismo tiempo con la elaboración o modificación de los documentos.
- Acceso a la documentación desde cualquier lugar, si nuestro sistema de gestión documental está basado en la nube, nos permite esa localización inmediata y accesible desde cualquier punto.
- Cumplimiento de las normativas de seguridad, ya que el uso de sistemas de gestión documental se traduce en el cumplimiento de varias normativas de seguridad.
- Liberación de espacio físico del archivo. Ya no será necesario seguir ampliando el espacio disponible en el archivo.
Consejos para mejorar la gestión documental de tu empresa
Ahora que ya conocemos que es la gestión documental y sus beneficios, pasamos a ver algunas de las formas que tenemos de mejorarla:
- Transformar los documentos en papel a formato electrónico: Esto nos evitaría entre otras cosas la perdida de dichos documentos en casos como incendios, inundaciones, robos, etc…
- Centralizar todos los documentos de la empresa
- Catalogar la documentación con categorías, subcategorías y metadatos da como resultado que sea más fácil de organizar, buscar y recuperar. Un buscador por palabras clave puede facilitar resultados en pocos segundos.
- Establecer usuarios con perfiles de seguridad, donde los usuarios puedan acceder a la documentación que tengan acceso, evitando que se acceda a documentación sin permiso.
